Aufbewahrung der digitalen Dokumente

Die Südtiroler Informatik AG ist die In-House-Gesellschaft, die alle Aufbewahrungsprojekte der öffentlichen Verwaltungen in der Provinz Bozen betreut.

Art. 43, Abs. 3 des Legislativdekretes 7. März 2005, Nr. 82 (Kodex der digitalen Verwaltung) sieht vor, dass alle Dokumente, für welche die Aufbewahrung vorgesehen ist, in digitaler Form aufbewahrt werden müssen.

Das DPMR 3. Dezember 2013 (Technische Bestimmungen zum Thema der digitalen Aufbewahrung) legt die Regeln für die Systeme der digitalen Aufbewahrung und den notwendigen Aufbewahrungsablauf fest. Art. 5, Abs. 2 desselben Dekretes sieht vor, dass die Aufbewahrung von der betroffenen öffentlichen Verwaltung direkt oder durch einen externen akkreditierten Konservator vorgenommen werden kann. Der Konservator muss seine Vertrauenswürdigkeit durch einen Akkreditierungsprozess bei der „Agenzia per l’Italia digitale“ (AGID) feststellen lassen.

Zu diesem Zweck hat die Autonome Provinz Bozen ein Abkommen mit dem “Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali“ (IBACN) der Region Emilia Romagna abgeschlossen, sodass die Funktion der Aufbewahrung dem “Polo ARchivistico dell’Emilia Romagna“ (PARER) übertragen werden kann. PARER ist bei AGID als Konservator akkreditiert.

Alle öffentlichen Verwaltungen Südtirols haben die Möglichkeit, im Sinne des Beschlusses der Landesregierung Nr. 1202 vom 20. Oktober 2015, diesen Dienst, durch Beitritt, in Anspruch zu nehmen.

Technischer Ausschuss

Im Rahmen des Projektes der digitalen Aufbewahrung wurde ein Technischer Ausschuss ins Leben gerufen. In diesem Ausschuss sitzen, direkt oder durch Dachverbände, alle öffentlichen Verwaltungen des Landes und Experten:

• Polo Archivistico Regione Emilia Romagna (ParER);
• Verantwortliche der Aufbewahrung: Südtiroler Landesarchivarin;
• Autonome Provinz Bozen;
• Südtiroler Gemeindenverband;
• Gemeinde Bozen;
• Sanitätsbetrieb Südtirol;
• Südtiroler Informatik AG.

Der technische Ausschuss trifft sich regelmäßig um alle Tätigkeiten im Bereich der digitalen Aufbewahrung der Dokumente zu planen und zu koordinieren. Der Ausschuss legt, durch einen Jahresplan die Projektzeiten, die Vorgangsweise und die Prioritäten fest. Unter Aufsicht des technischen Ausschusses werden Maßnahmen zur Steigerung der Bekanntheit dieser Themen gesetzt sowie organisatorische Vorschläge den Körperschaften unterbreitet.

Allgemeine Dokumente und Dokumente für den Beitritt

Die Südtiroler Informatik AG stellt die zum Beitritt notwendigen Dokumente zur Verfügung. Alle öffentliche Körperschaften können aufgrund dieser Vorlagen Ihren Beitritt zum Dienst beschließen und mitteilen.

Die Dokumente müssen durch Südtiroler Informatik AG oder, für die Gemeinden, durch den Südtiroler Gemeindenverband in PDF\A-Format und digital signiert eingereicht werden.

Allgemeine Dokumentation:

1. Unbedenklichkeitserklärung über den Abschluss des Abkommens zwischen Autonome Provinz Bozen und IBACN (Istituto per i beni Artistici, Culturali e Naturali der Region Emilia Romagna) für die Aufbewarung der digitalen Dokumente im Sinne des Beschlusses der Landesregierung Nr. 1202 vom 20. Oktober 2015 Unbedenklichkeitserklärung der Direktorin des Landesarchives Prot. Nr. 559952 vom 06.10.2015 [PDF]
2. Abschluss eines Abkommens zwischen der Autonomen Provinz Bozen - Südtirol und dem „Istituto per i Beni Artisitici, Culturali e Naturali“ der Region Emilia Romagna für die: Aufbewahrung der digitalen Dokumente der Autonomen Provinz Bozen – Südtirol: Beschluss der Landesregierung Nr. 1202 vom 20 Oktober 2015 [PDF]
3. Abkommen im Sinne des Art. 15 des Ges. Nr. 241/1990 zwischen der Autonomen Provinz Bozen und dem „Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali“ der Region Emilia Romagna (IBACN) bezüglich die Zusammenarbeit für die Aufbewarung digitaler Dokumente: Accordo BZ-IBACN [PDF]
4. Ermächtigung zur Übergabe der digitalen Dokumentation der öffentlichen Körperschaften Südtirols an das “Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali“ der Region Emilia Romagna im Sinne des Art. 21 Abs. 2 Buch. e) des Kodex der Denkmal- und Landschaftspflege genehmigt mit Lgs.D. 22. Januar 2004, Nr. 42: Ermächtigung Oberintendanz [PDF]
5. Handbuch für die Aufbewahrung des Polo Archivistico der Region Emilia Romagna (ParER) (ParER) (nur in italienischer Sprache)

Dokumente für den Beitritt:

(die Reihenfolge der Dokumente enspricht die Genehmigungsreihenfolge derselben)

1. Vorlage für die Ernennung des/der Verantwortlichen für die Aufbewahrung [ODT]
   Vorlage für die Ernennung des/der Verantwortlichen für die Aufbewahrung [DOC]
2. Vorlage für die genhemigung des Abkommens und Beitritt zum Dienst [ODT]
   Vorlage für die genhemigung des Abkommens und Beitritt zum Dienst [DOC]
3. Vorlage für den Beitritt zum Abkommen zwischen APB und IBACN und Ernennung des externen Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten [ODT]
   Vorlage für den Beitritt zum Abkommen zwischen APB und IBACN und Ernennung des externen Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten [DOC]
4. Vorlage für die Genehmigung des Handbuchs für die Aufbewahrung [ODT]
   Vorlage für die Genehmigung des Handbuchs für die Aufbewahrung [DOC]
5. Vorlage des Handbuches für die Aufbewahrung (*) [ODT]
   Vorlage des Handbuches für die Aufbewahrung (*) [DOC]

(*) Das Handbuch für die Aufbewahrung kann auch als Teil des Handbuches für die Dokumentenverwaltung (manuale di gestione documentale) genehmigt werden.

Die gesamte Dokumentation von 1 bis 5 muss digital signiert und innerhalb von 30/06/2016 an folgenden PEC-Adressen weitergeleitet werden:

• siag@legalmail.it
• denkmalpflege.beniculturali@pec.prov.bz.it
• parer@postacert.regione.emilia-romagna.it

Der Beitritt zum Abkommen ist die Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes. Nur nach erfolgtem Beitritt kann die öffentliche Körperschaft, eventuell durch die jeweilige Dachorganisation, die technische und organisatorische Analyse der zu übertragenden Dokumente (z.B. Beschlüsse, Rechnungen usw.) vornehmen und die dazu notwendigen Schnittstellen planen.

Weitere Informationen/Link

• ParER Homepage (http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it )
• Agid – digitale Aufbewahrung (http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione )